一个说明得很清楚的问题，就是一个解决了一半的问题。
——P·W·凯特灵
文书写作是办公室里最重要的工作。的确，尽管高科技使文书工作的工作速度、工作方法以及工作方式发生了极大的变化，那也只是一些形式上的变化，没有脱离其根本。再怎么方便快捷，一些文书和文件的主要条款或者形势是不会变的，其基本写作方法和技巧是不会因为你学会了打字和发电子邮件就有了很大变化的。
礼仪性文书写作
社交礼仪文书是人际交往中必不可少的部分。现今商业运作之中，礼仪性文书以其规范性、礼节性，在公司分公司、人与人之间起了桥梁的作用，礼仪性文书的种类有：
请柬、聘书、贺信、贺电、祝词、慰问信、慰问电、欢迎词、感谢信、悼词、唁电等。
◆请柬
是为了某一目的邀请客人的一种礼仪性凭证，这一类文书比较规范，有特定的规定，也是客人应邀赴会的凭证。请柬的外观要美观大方，赏心悦目，最好有体现本公司特征的地方，同时给以庄重之感，使人有被尊重的感觉．其封面一般写“请柬”或“请帖”二字。
请柬的正文表述必须准确。不仅应邀请客人的姓名不可出现错误，同时要写请的事由、时间、地点。最后要写“恭候光临”的字样以示尊敬。
请柬语言不可莽撞草率，不可口语化。
◆祝贺词
祝词的标题必须写明“祝词”二字，副标题则可以写具体对的事件，或者人物。
贺词正文由称谓、开头、内容、结尾等组成。
贺词开头必须说明祝贺的内容以及这引起成绩取得的背景。
贺词的我们部分要对对方取得的成绩进了肯定、鼓励、表扬并对其成就的意义影响进行阐述。
贺词的结尾写出期望与预期目标。
撰写贺词的要求：
◇不可夸大其词，将对方的成就说得天花乱坠，给人以不切实际之感，会令对方感到厌恶。
◇对对方的成就要有深刻的了解，不可一知半解便妄加评论。否则将会言不符实，令对方尴尬。
◇忌千篇一律，陈词滥调不分对象照搬照抄。
◆慰问信
慰问信是发送给本单位杰出员工、集体或者遭受意外损失的集团体或个人的信件。
慰问信也由标题、开头、内容、结尾组成。
标题一般写“慰问信”三个字，副标题可以揭示内容。
开头说明致信的原因，以及事件发生的背景。
我们部分必须针对对方的具体情况作出评价。
结果部分要对对方予以鼓励。
撰写慰问信的要求：
◇对方情况有深刻了解，因人而异。
◇感情真挚不可矫揉造作，令人作呕。
◆唁电
唁电是向死者的组织和家属表示慰问的电报。因为彼此不在一个地方，不能亲自吊唁，所以用唁电的方式来表示对死者的哀思。它既是对死者的哀悼，又是向其家属的问候和安慰。
唁电一般有以下两种：
◇以集体名义发的唁电。
机关或团体向死者原在单位发的唁电。致哀对象一般都是原机关、团体的重要领导人或是机关、团体的上级领导人物，或者是在革命和建设中曾经做出过杰出贡献的英雄、先进人物、科学家、艺术家等。
这种唁电的基本格式是：标题：首行居中写“唁电”或“至×××唁电”等，字体稍大。开头：另起一行，顶格写接收唁电单位的名称，后加冒号。正文：另起一行，空两格。直言得悉噩耗后的悲痛心情，简述死者生前的品德、功绩：表示发电人对死者的缅怀、思念，表达继承死者遗志的决心和行动；最后向死者的家属致以亲切的慰问。落款：在右下方写发唁电的单位名称，署名下注明年、月、日。
◇以个人名义发的唁电。
发唁电者同死者生前往往是志同道合、有密切交往的朋友、或受死者教诲、关怀、帮助等，在知悉噩耗后，无法或来不及前往悼念而以唁电表示哀悼。
这种唁电的基本格式是：1．在第一行须格写接收唁电单位的名称或死者家属的姓名。姓名后加上相应的称呼，如“同志”、“先生”、“夫人”等。2．正文：先写得知噩耗后的悲痛心情，失去良师或益友的难以弥补的缺憾；接着写死者的美德、可贵精神和业绩；然后表达化悲痛为力量的决心：最后向死者家属表示亲切的问候和希望节哀之类的话。3．署名和发唁电的日期。
唁电的写作要求是：1．要以诚挚的情感来表示对死者的深切哀悼。用词要庄重、严肃，不可滥用修饰语。2．对死者的功绩、情操要给予恰当的评价，这是对死者家属最好的安慰．并劝慰其家属要节哀。3．语言要概括、简短、朴实，要准确反映发电人与逝世者的实际关系。
合同写作
合同是公司日常生活中比较重要的文件之一，办公室的工作人员要学会合同的草拟，这样就要求他们对合同的形式、条款以及拟定方法有一个全面地了解。这里将介绍合同的一些相关知识。
◆合同的形式
当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的，应当，采用书面形式。书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。我们说的合同的写作一般是指的书面形式。
◆合同的条款
合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：
◇合同当事人的名称或者姓名、国籍、主营业所或者拄所；
◇合同签订的日期、地点；
◇合同的类型和合同标准的种类、范围：
◇合同标准的技术条件、质量、标准、规格、数量；
◇履行的期限、地点和方式；
◇价格条件、支付金额、支付方式和各种附带的费用；
◇合同能否转让或者合同转让的条件：
◇违反合同的赔偿和其他责任：
◇合同发生争议时的解决方法。
当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。
◆合同的种类以及各类合同的主要规定
合同种类繁多，主要有赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同等。
◇买卖合同。
买卖合同是出卖人转移标的物的所有权于买受人，买受人支付价款的合同。买卖合同的内容除前面以提到的的基本内容以外，还可以包括包装方式、检验标准和方法、结算方式、合同使用的文字及其效力等条款。
◇赠与合同。
赠与合同是赠与入将自己的财产无偿给予受赠人，受赠人表示接受赠与的合同。赠与人在赠与财产的权利转移之前可以撤销赠与。企业也可以在具有救灾、扶贫等社会公益、道德义务性质的赠与的时候签订赠与合同。有时赠与的财产依法需要办理登记等手续的，应当办理有关手续。
◇借款合同。
借款合同是借款人向贷款人借款，到期返还借款并支付利息的合同。借款合同采用书面形式，借款合同的内容包括借款种类、币种、用途、数额、利率、期限和还款方式等条款。
有的时候在借款合同制定时，贷款人可以要求借款人提供担保，就要附上担保文件或其复印件。订立借款合同，借款人要按照贷款人的要求提供与借款有关的业务活动和财务状况的真实情况。也就是在借款合同中的情况必须属实。贷款人可以检查、监督借款的使用情况，所以要准备好并向对方定期提供有关财务会计报表等资料。
◇租赁合同。
租赁合同是出租人将租赁物交付承租人使用、收益，承租人交付租金的合同。
租赁合同的内容包括租赁物的名称、数量、用途、租赁期限、租金及其支付期限和方式、租赁物维修等条款。
其中租赁期限不得超过二十年。超过二十年的，超过部分无效。租赁期间届满，当事人可以续订租赁合同，但约定的租赁期限自续订之日起不得超过二十年。
◇融资租赁合同。
融资租赁合同是出租人根据承租人对出卖人租赁物的选择，向出卖人购买租赁物，提供给承租人使用，承租人支付租金的合同。
融资租赁合同的内容包括租赁物名称、数量、规格、技术性能、检验方法、租赁期限、租金构成及其支付期限和方式、币种、租赁期间届满租赁物的归属等条款。
在合同中出租人、出卖人、承租人可以约定，出卖人不履行买卖合同义务的，由承租人行使索赔的权利。
◇承揽合同。
承揽合同是承揽人按照定作人的要求完成工作，交付工作成果，定作人给付报酬的合同。承揽包括加工、定作、修理、复制、测试、检验等工作。
承揽合同的内容包括承揽的标的、数量、质量、报酬、承揽方式、材料的提供、履行期限、验收标准和方法等条款。
◇建筑工程合同。
建设工程合同是承包入进行工程建设，发包人支付价款的合同。建设工程合同包括工程勘察、设计、施工合同。
在合同的附件中包括提交有关基础资料和文件(包括预算)的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。同时国家重大建设工程合同，应当按照国家规定的程序和国家批准的投资计划、可行性研究报告等文件订立。
◇施工合同。
施工合同的内容包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。
建设工程实行监理的，发包人应当与监理人采用书面形式订立委托监理合同。发包人与监理人的权利和义务以及法律责任，应当依照合同法委托合同以及其他有关法律、行政法规的规定。
◇运输合同。
运输合同是承运人将旅客或者货物从起运地点运输到约定地点，旅客、托运人或者收货人支付票款或者运输费用的合同。旅客、托运人或者收货人应当支付票款或者运输费用。承运人未按照约定路线或者通常路线运输增加票款或者运输费用的，旅客、托运人或者收货人可以拒绝支付增加部分的票款或者运输费用。
◇技术合同。
技术合同是当事人就技术开发、转让、咨询或者服务订立的确立相互之间权利和义务的合同。
技术合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：
(1)项目名称；
(2)标的的内容、范围和要求：
(3)履行的计划、进度、期限、地点、地域和方式；
(4)技术情报和资料的保密；
(5)风险责任的承担；
(6)技术成果的归属和收益的分成办法：
(7)验收标准和方法；
(8)价款、报酬或者使用费及其支付方式；
(9)违约金或者损失赔偿的计算方法；
(10)解决争议的方法；
(11)名词和术语的解释。
与履行合同有关的技术背景资料、可行性论证和技术评价报告、项目任务书和计划书、技术标准、技术规范、原始设计和工艺文件，以及其他技术文档，应该按约定作为合同的组成部分。技术合同涉及专利的，应当注明发明创造的名称、专利申请人和专利权人、申请日期等。
以上十几种常见的合同及其规定，由于合同种类的多样化，合同的写作方法有很大的差异，因此可以在网上或者书中查阅合同的范本，同时在写作中要集思广益，才能把合同写得完美。
书信类文书礼仪规范
书信礼仪，可以说是文书中的重头。无论公务的、私人的、严肃的、轻松的、喜庆的、哀伤的、重大的、细碎的，种种内容，都可以在书信中得到充分的表现。对办公室工作人员而言，写成一封得体、明确的信，不仅要有对书信内容所涉业务或相关背景的熟悉，还应了解中外书信的基本规范。
◆中文书信的结构
中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。
◇称呼是写信^对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定。一般都用“敬语+称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来时，还可加上“提称”如：‘尊敬的王博士总经理海成先生台签”、“亲爱的李秘书明玉小姐雅鉴”等等。
◇启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“你好”、“别来无恙”等；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”；承前式的“上周曾发一传真件，今乃具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容。一律以“你好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启文还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。
◇正文是书信的内容，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正义要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有呢亵轻狂之嫌，也不可见侮蔑傲慢之意。
◇过渡正文结束时。可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡。如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”、也有“特此鸣谢、敬希谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。
◇书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。一般说来，有“即颂时绥、敬领台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等。有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。
◇书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等。而要完整地写成“XX部主任张金水”、“XX公司经理王富成”或者“XX公司办公室秘书李倩”、“XX部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应在其下亲自签署一遍，这既表信用亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。
◇日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。
日常文书写法
日常文书种类很多，都是比较常用的，在秘书的工作过程中也许是必不可少的。这些常见的文书有：意见、计划、简报、调查报告、信息快报等。
◆意见
◇概念：意见是经法定机关及其领导人提出或会议通过的关于如何进行某项工作的意见或要求的指导性文书的名称。
◇特点：它作为一种法定公文，具有行文方向的灵活性、党政工作中的适用性、注重笔墨的多样性等特点。
◇格式：一般由以下几个部分组成：
标题。由发文机关名称、事由和文种三要素构成。
正文。这部分内容，应当首先在开头用简明扼要的文字，说明行文的目的、背景、依据或缘由，以利于受文者理解和贯彻执行；然后应当明确、详尽地写出意见的具体内容。一般采用分条的结构安排方式。撰写时要注意三点：一是全面系统，二是准确具体，三是层次分明。
结尾。正文写完后，一般用一个结尾段落来进一步强调工作或提出希望和要求。
◇写作要求：政策性要强，要掌握材料；意见要具体，要恰如其分；行文要及时；层次要清晰。
◆计划
◇概念：计划是国家行政机关、群众团体、企事业单位，为做好某项工作或完成某项任务，根据党和国家的方针政策以及上级的指示要求，结合本单位的实际情况，确定具体的目标、要求，提出相应的措施、办法而预先拟定的一种事务文书。
◇种类：
按容量分，有综合性计划、单项计划。
按内容分，有生产计划、工作计划、学习计划、科研计划、国民经济发展计划和各种会议计划、活动计划。
按范围分，有国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、科室计划、车间计划、班组计划。
按时间分，有长期计划、短期计划。三年以上的称为长期计划，如三年计划、五年计划。短期计划，如年度计划、季度计划、月份计划等。
按效力分，有指令性计划和指导性计划。
◇格式：一般由标题、正文、落款三部分构成。
标题。写在第一行正中，字号要大些，一般由单位名称、计划时限、计划的内容和文种四要素组成。
正文。一般由前言、内容、结束语三部分组成。
前言。相当于导语，表明为什么这样做。
内容。即计划事项。明确提出计划的目标、措施、步骤，即计划的三要素。
结束语。可分析实施过程中可能发生的问题，也可展望计划实施的前景，提出号召、希望等。它是计划的辅助和补充，可有可无。
在结构安排上，一般有条文式、分列小标题式、表格式和综合式等四种形式，应视具体情况灵活确定。
落款。在正文的右下方写明制定计划的单位，署名下边写出制定计划的年、月、日。如果标题已写明单位，可不必再署名，只写日期即可。
◇要求：
要实事求是，量力而行。计划中的目标、任务、指标、措施、办法、步骤、负责单位或个人等都要写得具体明确。便于执行、便于检查。切忌含混不清，模棱两可。
使用表格表达计划内容，设计的表格要简明，不要在一张表格上列过多项目。
◆总结
◇概念：总结是对已经完成的工作进行全面回顾，具体分析、研究，找出经验、教训，提炼出规律性的东西，用以指导今后工作的事务文书。
◇格式：总结的结构包括标题、正文、落款三部分。
标题。有公文式、文章式、新闻式三种。
正文。正文的内容包括情况概述、工作成绩、经验体会、存在的问题、努力方向等五个方面，可以分为开头、我们、结尾三部分。
落款。总结的落款和计划的落款相同。
◇注意问题：
认真调查研究，收集材料。这是写好总结的前提。
实事求是，一分为二，这是写好总结的基础。
研究材料，找出规律，这是写好总结的关键。
围绕中心，突出重点，这是写好总结的根本方法。
叙议结合，语言简朴，这是写好总结的要求。
◆调查报告
◇概念：调查报告是对社会上某一问题或某一事件进行专门调查研究后，把所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告，它是调查研究报告的简称。
◇种类：
典型经验性调查报告。
综合分析性调查报告。
介绍新事物的调查报告。
揭露问题与开展批评的调查报告。
启迪思考性调查报告。
信访调查报告。
◇格式：一般由标题、导语、内容、结尾四部分组成。
标题。可分为文章式标题、公文式标题、提问式标题和正副式标题。
导语。即引言、前言，是调查包括的开头部分。常用的方式有：交代式、议论式、提问式。
内容。这部分是调查报告的核心，是对导语提出的问题加以分析和解决，或对导语提出的新经验、新做法进行具体的阐述和说明。常见的结构形式有纵式结构和横式结构两种。
结尾：有总结性结尾、启示性结尾、指导性结尾、号召性结尾、建议性结尾。
◇要求：详尽地占有材料；科学地分析材料；恰当地运用材料；合理地安排材料。
◆简报
◇概念：简报是各级机关团体和企事业单位用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种。简报有定期与不定期之分。一般叫“XX反映”、“XX动态”、“XX简报”、“XX情况”、“XX信息”等，只是叫法不同，实质都是简报。
◇种类：简报按内容和性质来划分，大体可分为工作情况简报、会议简报和经验交流简报三类。
◇结构：由标题、开头、内容和结尾组成。
标题：简报的标题，类似新闻标题，不同于法定公文的标题，要揭示主题、简短醒目。
开头：简报的开头一般采用类似写新闻导语的写法，即把最新鲜、最重要、最引人的事实和思想作为第一段放在开头处。简报开头的写法主要有概述法和点题法两种。
内容：正文的内容部分，是简报的核心，是它的精华所在。由于简报形式多种，很难求一。就其一般写法来看，主要有两种：情况介绍的写法，即把某一事物、人物、问题、会议、成绩、案件、灾害等简单地介绍出来。在写法上，一般采取全文一贯到底的或中间划分几个自然段。几个自然段实际是几个小的层次的写法，在层次安排上，加上开头后多呈现为“总分式”和“因果式”；经验介绍的写法，即把简报的内容按类分别加以归纳，形成几点经验也即几个问题，然后一条经验一条经验的写。这是那些“工作研究”、“经验交流”、“经验介绍”之类简报的普遍写法。
结尾：简报一般不写结尾。事物较为复杂、内容较多的，特别是那些偏重于经验介绍的简报，有时写个结尾，也就是对全文做个小结。也有的讲点不足或存在的问题，还有的用来说明一下这个新的事物、新的做法还不成熟，有待于进一步研究提高等。
◇编写要求：简报讲究真、短、快、活。
“真”，即真实，这是简报的生命所在。简报所反映的事实不仅是千真万确的客观存在，而且主要情节以至每一个细节，包括具体的时间、地点、人物、数字和引语，都要做到准确无误。
“短”，即短小，这是具体的力量表现。首先，选材要典型，内容要集中；其次，摸透实情，揭示本质，抓住关键；最后，开门见山，直截了当。
“快”，即快写快发，这是简报的质量体现。简报作为一种“报”。还具有一定的新闻性，就此而言，有点类似新闻报道中的“消息”。只有“快”，才能真正发挥简报对工作所应起的指导性作用。
“活”，即生动活泼，使读者获得深刻印象。注意吸收精炼、富于概括，又深刻、生动形象的群众语言，必要时还可采用写通讯的手法，作一些具体形象的描述，以情动人。
◆决策方案报告
◇概念：决策方案报告是一个部门、一个单位，根据有关的数据和资料，结合其他有关情况，对管理工作中的现时或未来的新的重大问题进行分析、研究、对比、论证。提出可供领导选择或采纳的决策方案，把这样的情况写成向上呈送的书面文字材料，即是一般所说的决策方案报告。
◇结构：
标题。一般由两部分组成，一是“决策的事项”，二是文种名称。
开头。正文的开头要自成一段，用来交代决策方案报告的目标。
内容。正文的我们是围绕决策所要实现或期望实现的总目标，详细写出实现目标的具体办法及有效途径。在具体写法上，可先拟写预选方案，有几个写几个，采取分条列项标序号的方法，逐一加以介绍；然后再加以综合，对上述诸多的预选方案进行对比，确定出一个最佳方案来，对此要态度明确、言语肯定。
结尾。一般在内容后，用“以上方案请予裁定”或“以上请领导决策参考”之类的话，结束全文。也有的是作为向上呈送签报的附件一并上报，这时报告不再写结束语。
◇注意问题：
要加强调查研究，准确地掌握有关决策对象的信息。要博采众长。广泛听取各方面专家、学者的意见，特别是不同和反对的意见。
要有创新精神。放眼未来，大胆创新。
公文的誉写和印刷
誉写指用打印机、印刷机、电脑等工具将公文进行文誉写。
印刷是指将公文由一般性文字进行处理而形成成文，再由机械印制，印刷程序有：清理、版式设计、校对、印刷、装订。
样对是以定稿为基准，对校样或誉写完毕的文章进行全面校对检查。
其主要内容是校正与定稿不符的各种错误字、残字、乱码等；校正为定稿符的颠倒行段、字段、删除多余成分：补上被遗漏成分；校正标点、符号公式、图表方面的遗漏，纠正格式方面的错误；解决缩面手段版式问题，以及图表与正文注码与注文的衔接与编排问题，进一步审核定稿中的疏漏．发现问题并提交有关领导人或撰稿人处理。
校对次数：一般公文需经2-3次校验后方可付印。校对方法：对校法、折校法、读校法。
原稿整理：原稿的收写形式必须符合以下标准：
文字标记、图形等符号均写在稿纸划定的边框以内，周围身边没有任何符号。
原稿字迹与书写的格式必须统一，每段起首空本格，回行顶格，大小标题居中。
字体必须清楚整齐，忌用异体字，复合字等。各种计量单位使用中国法定计量单位。
标点符号按国家统一标准使用。
外文字母书写采用国际通用和国家规定的标准写法。书写时分清大小以及角码。
注释内容应用随文注等方式使用，内容较多时用“脚注”和“篇后注”公文的排版。
(一)选用隔行或不隔行打印：
(二)成块引文缩排：
(三)设计页边页尾页脚。
脚注方法：
在报告中注释地方很多时，需要用脚注编号时可以每章自成体系不必全部按照统一编码编号。
脚注必须在正文下方，并与正文隔开数行，在脚注右上方或左上方加模线以示区分，脚注前面的号码下文中的号码或符号保持一致，脚注言语字字号一般较小。
当注释编排于每个章节后面时，可以将对词语的解释以及语源放在每章的“附注”部分，编号原则同上。
名片的制作
名片也是我们在进行日常的商务活动时不可或缺的重要媒介。名片的设计与美观，往往也能体现出个人的素质、个性与精神风貌，它在我们生活中起着重要的作用。
◇名片的规格。
目前我国的名片通常是长9厘米，宽5．5厘米。此外．长8厘米，宽4．5厘米的规格是女士专用的规格。名片不要过于标新立异，过大的名片、折叠式的名片以及过小的名片都会给人不伦不类的感觉。
◇名片的格式。
横式。行序由上而下，字序从左到右。第一行顶格书写持片人的单位名称。第二行是持片人的姓名，用较大字号写在片正中。有职务、职称或学衔的，通常用小字标在姓名下右侧。第三行是持片人的详细地址及电话号码、邮政编码。
竖式。行序由左到右，字序从上到下。第一行是持片人的单位名称，顶格写在片左边。第二行是持片人的姓名，低两格用较大字号写在片正中，持片人的职务、职称、名衔等用小字标在名字下右侧。第三行是持片人的详细地址及电话号码、邮政编码。
◇名片的色彩。
名片的色彩要端庄大方，朴素淡雅。最好选用白色、颜色、淡蓝色、浅灰色、浅黄色等，每张名片的颜色最好为通体一色，切忌五颜六色，显得幼稚和没有品位。名片的颜色也不宜粉色、绿色、红色、黑色等。这些颜色比较浓重，不能给人以庄重的感觉。
◇名片的文字。
名片的我们文字都要用简体字，不可用一些繁体字，让人看着费劲。在少数民族地区或者外企工作的人员，可以在名片上有少数民族文字或者外文，但不可以通篇没有汉字。名片上的文字同其他应用文一样，首先要合乎规范，否则就会引起误解，影响交际效果。在合乎规范的前提下，可以讲究自己的风格，表现自己的个性。名片的风格、个性，主要表现在片面布局与字体的选择待设计方面。就字体而言，行、草、篆、隶及各种美术字体均可。
◇名片文字的内容。
一枚标准的商务名片必须包括以下内容：公司名称、本人称呼、本人职位、联系方式等部分构成。公司名称是指名片所有者所在公司以及部门；本人称呼是指本人姓名、所任职务以及学术头衔等；联系方式是指单位地址、办公电话和邮政编码等，这三个要素是不可或缺的。而手机号、传呼号、传真号、电子邮箱地址可以视个人情况，列示不列示均可。
◇名片的纸张。
随着名片使用日益广泛，除所用纸张越来越好外，名片的片面设计也越来越新颖。如可以在片头上印一些装饰图案，还可以将单位徽记印在名片上，以树立企业形象。
◇名片的分类。
名片有简式和详式之分。使用时，取详式还是取简式。视交际需要而定。如介绍、探询等交际活动，文字过简就难以达到交际目的，以取详式为宜。而像求见一类的交际活动，只需通报姓名、身份和求见意愿，其他的话语都留待见面时谈，因此片文没必要详写，自然是取简式为宜。