许多会议主持人都存有一种观念，以为在会议过程中，与会者所提出的问题不仅需要获得答复，而且非获得主席的亲自答复不可。这种观念是错误的。试问：当与会者所提出的是与会议无关的问题，或是足以妨碍会议目标的达成的问题，难道还要获得答复吗?由此可知，主席应针对与会者所提出的问题作判断，以决定它是否应获得答复。
就算与会者所提出的问题是值得答复的，也不一定非由主席亲自答复不可。固然有些问题应由主席亲自答复，有些问题则可由其他与会者答复，甚至可由发问者本人答复。至于在哪些情况下由谁来答复较为恰当，
直接向主席征求答复的问题，原则上应由主席亲自答复。
·只有主席才能答复的问题，应由主席亲自答复。
因为时间不够，主席想移转到另一议案的讨论时，可由主席亲自答复以节省时间。
假如其他与会者能够答复时。·假如其他与会者想表示意见时。·假如时间充裕时。·假如主席一时不知如何答复，或是需要时间去思索答案时。·如果主席意识到发问者有意见要表达时，可让发问者先答复他自己所发出的问题。(在会议中我们常常发现，有些具有强烈意见要表达的与会者，往往会先以发问者的低姿态征求主席或其他与会者意见，然后再表达其意见，以便令自己的意见与别人的意见之间产出强烈的对比，从而增加自己的意见受重视的程度。
·如果主席或其他与会者无法答复，而主席感到发问者或许有他自己的看法时，则应让发问者本人答复。
发问的目的
在会议中，发问的最主要目的是在于启开话匣，以利沟通进行。一旦沟通纲络被启开，主席可借发问来实现下列八种目的：(1)收集资料。“你可否概要地谈一谈此次你在东南亚考察市场所见所闻?”
(2)透视对话者动机意向。“哪些因素促使你决定放弃此次的晋升机会?”
(3)提供资料。“你晓不晓得公司对所有编制内的员工均提供子女教育津贴?”
(4)鼓励意见参与。“你对构想中的作息时间变动持什么样的看法?”
(5)确定自己对对话者的话语及感受理解程度。“让我总结一下你对这个问题的看法……我这个总结是否与你的看法一致?”
(6)鼓动对话者对某一问题进行思考。“你认为扩大行销网在当前是不是一种明智的举措?”
(7)测定意见是否趋于一致。“这次加工资的幅度与你期待中的幅度的有无差距?”
(8)言归正传。“由于加班费的调整带出了许多有关问题的讨论，不知各位对我先前所提及的加班费调整幅度仍有什么意见?”
问句的型态
了解了发问的多种目的后，主席可运用适当的问句来实现发问的目的。问句的类别虽多，但基本上它们都是由以下两种型态的问句所演化出来的：(1)封闭式问句。这是指足以在特定领域中带出特定答复(“是”或“否”)的问句，例如“上星期你告假几小时?”、“你是否认为现状非改变不可?”、“你第一次发现这种问题是在什么时候?”等。封闭式问句可令发问者获得特定的资料或信息，而答复这种问句的人，并不需要太多的思索功夫即能给予答复。但是这种问句有时会蕴含相当程度的威胁性，例如“你昨天迟到早退了没有?”。
(2)开放式问句。这是指在广泛领域内带出广泛答复的问句。这一类问句通常均无法以“是”或“否”等简单的措辞作为答复，例如“你对自己当前的工作表现有什么看法?”“假如我们决定这么做，你认为会产生什么后果?”“你对于下个月的生产目标有什么意见?”等。
开放式问句因为不限定答复范畴，故可令对话者畅所欲言，同时发问者亦可从而熟悉对话者的立场与感受。
封闭式问句与开放式问句，通常均可进一步演化为以下诸种型态问句：(3)澄清式问句。这是针对对话者的语句重新措辞，以令其证实或补充原先的答复的一种问句，例如：你刚刚说你在自己的单位内可以独当一面，这是不是说你的上司能放手让你去主持自己的部门?”澄清式问句不但足以确保对话双方能在述说“同一语言”的基础上进行沟通，而且这是针对对话者话语从事回答的一种理想方式。
(4)探索式问句。这是针对对话者的答复，要求引伸或举例说明的一种问句。例如“我想我已了解你的困难所在，你可否告诉我一两个具体的实例?”“我担心我并不完全领会你的意思，你能否对刚刚提及的那些观点再做深一层的解释?”探索式问句不但可用以发掘较充分的信息，而且可用以显示发问者对对话者的信息重视。
(5)含第三者意见问句。这是凭着第三者的意见以影响对话者意见的一种问句。如“李四认为股长的意见值得支持，不知你对股长的意见有什么看法?”。含第三者意见的问句中的第三者，如果是对话者所熟悉而且也是他所尊重的人，则该问句对对话者将产生很大影响力；反之，如该问句中第三者非对话者所熟悉或非其所尊重者，则该问句可能引起对话者反感。
(6)强迫选择式问句。这是以己意加诸对话者，并令对话者在窄小范围内从事选择的问句。例如“你希望下星期一还是下星期二再为我作同类的服务?”照理，在提出这一问之前，发问者应先取得对话者在下星期作同类服务承诺。这一类问句最足以显示发问者傲横跋扈态度。
(7)多种式问句。这是含多种主题的问句。例如“你可否把约翰与史密斯的家庭背景、个人嗜好、过去与现在的工作表现说明一下?”这一类问句因含过多主题，而时时令对话者难以周全地把握。许多富于沟通技能的人都认为，一个问句最好只含一个主题，但最多不超出两个主题，才能令对话者作有效的掌握。
(8)对答案具有暗示性问句。这是指在问句本身即已强烈暗示预期的答案的问句。例如“有修养的人都不会当面顶撞上司，你说对不对?”“有同情心的人都会捐款救助彼得家，你会反对这种善举吗?”。这一类问句几乎让对话者毫无选择余地地按发问者所设计答案作为答复。