袋式挡案整理技巧
资料整理系统一定要简单到连最怕麻烦的人都能持续使用，不能耗费时间、手续繁琐。许多人都很可能有这样的经验，书桌上资料堆积如山，抽屉里则沉甸甸，自己要的文件却怎么也找不到，经过一段时间，资料越集越多，许多人越不愿去处理，就这样抱着资料日复一日；即使好不容易买了档案柜，杂乱无章的文件也跟垃圾一样，不好存放。
大约在20年前，王先生尚未整理的资料中，单单文件、文稿一项，就叠成了一座高60
公分、长2公尺、宽40公分的“纸山”。这座“山”有他的采访笔记、有关资料、收据、纳税证明、小手册等，没有一样是能丢的。结果他每次找资料都会造成一次“山崩”，每崩一次山，崩就更痛苦一次。日复一日，终于有一天，王先生下定决心，心想一定有办法来有效处理这些资料。
他首先要思考的是制订出整理“纸山”的规则；即在什么条件下，可以轻松处理资料。这些条件主要有五项：
(1)能存放资料的空间不大。必须达到“使用最小空间”的目的；
(2)低成本地完成整理系统，最好不要超过1000元，以免影响自己的“私房钱”；
(3)这个系统要能立刻将各类资料的尺寸统一；
(4)这个系统要能让自己快速找到需要的资料；
(5)这个系统能容纳以后再设的档案，是开放的，不能封闭。
脑海里想着这五个条件，眼望着纸堆，他心想，如果用公文信封袋装起来，按类排列，只要把资料丢进去就行，这不是最简单的办法吗?“袋式档案系统”就这样诞生了。其实这种办法的思考方式和其它建档方法并没有太大差异，只是不需要花很多钱买很多档案夹，可以低成本地完成建档；同时任何资料都可“原始”地丢进纸袋即可，不需要加贴任何多余纸张。而纸袋则可使用目前最普遍的“角型2号”袋，这种纸袋到处都能买到，连4型的资料都放得进去。这是一种复杂而吃力的处理方法，方便、省时又不浪费财力。
袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两公分，然后在封袋正面左方写上目录，再把资料放进袋中即可。虽然方法简易，但袋式系统有与其它系统不能相比的优点。
□文件资料整理技巧
1.当机立断的勇气
各式各样的文件资料、电话留言、企划表、进度书、复印本、备忘录等，正一步步淹没管理者的工作环境。在信息泛滥的时代，任何文件都要经过两种选择：
(1)是否有保存整理的必要；
(2)是否应该舍弃。考虑这两点后，就要马上决定处理。
取舍的时效非常重要，很多人都觉得无所谓，可以待会儿再做，但一旦有了下次、明天、月底的念头后，人就不会处理它了；永远不要存着“暂时保留”的想法，现在不处理，以后每过一天，处理的功夫就得增加一倍。
2.“边读边丢”法
“无法处理”有时候就等于“不知如何处理”，心中毫无取舍的标准。整理者应该掌握一项基本原则：
将来能再度取得的资料，当下就要丢掉。
对商界人士来说，报纸、杂志上已经公开的一般资料，使用率并不高，反而是一些不成文章的数字、描述才是真正有用的信息。现在电脑和电话传真的通讯功能愈来愈普及，一通电话或电脑连线就能得到的资料就可以丢弃。或者退一步想，只要把非常必要的资料剪存下来，其它的叙述不看也行。报纸和杂志是很占空间的，最好是一边读就一边撕、剪、割，读完了，该留的已经处理完，其它就送进垃圾筒了事。
拿到资料时，就应鼓起割舍的勇气，做到眼、脑、手并用。唯有如此，才不会在“垃圾”中工作。
3.舍弃多余的复印资料
复印机愈来愈普及，功能愈多样化，其后果之一就是“垃圾资料”愈多。人们常说的“信息洪流”并不是多样信息满溢，而是同样信息重复出现。这种“重复信息”的盛况因为复印机的普及而更上一层楼。
不得不复印时，尽量利用缩小功能或双面复印，以尽量节省资源。
4.注明出处
任何要保存的资料，在放进资料袋前，都必须注明出处。注明出处就是要在资料上标示：何人、何时、何处。除了性能优异的电脑或智慧型文字处理机附有记忆出处的功能外，一般还是要靠手写来记录资料来源，尤其在复印书籍的部分资料时，这道手续更不可缺少。在复印部分书籍时，一定要将封面及版权页复印下来；报纸、杂志资料则一定要标明报纸、杂志名、日期、作者或发行单位。其它的商业文件在保存前至少要记下日期，日后只要翻看日志就可以查出与会人。
5．复印文件的原始名称
一般来说，许多公司的便条纸都印有自己公司的名称或标识，复印资料时也可把原始拥有者的名字复印出来。可以利用电脑或文字处理机打出一条1公分宽的名条，用透明胶带贴在复印机的上方或下方，这样任何复印出来的文件都会印上名条，文件就自动有了身份证明。现在利用电脑或文字处理机来写书信、文件的人愈来愈多，反而缺少特色，不妨利用复印，印上自己的名条。
6.制作规格化的表格
使用规格化的表格，会让资料处理工作进行得更顺利。在办公室里常会用旅费申报表、工资明细表、估价表等固定表格，但在个人方面上却几乎没有类似的表格。一般的文具供应商或印刷厂很难个别为不同的个人设计并供应种种不同的表格；而一般个人想要求印刷厂承制极少量却多样的表格时，也必须付出极高的代价。事实上如果能灵活运用文字处理机或复印机，同样可以为自己设计专用表格。
7．“文件资料的整理”注意事项?
文件资料的整理有七个注意事项：
(1)信息化的社会几乎等同于“文件社会”，因此跨入商业社会的第一步就是要善于运用文件资料；
(2)文件资料无时无刻都处于重复、泛滥的境地，为了不让无价值的资料阻碍工作效率，当取得资料时，要立刻判断、决定取舍；
(3)统一规格是资料整理的基础，任何资料规格都要遵守既定的格式，并持续使用，不得变更；
(4)要统一不同规格的资料时，可借重复印机，但要节省纸资源；
(5)在任何文件资料上，都要注明出处，以便日后引用时，能追究资料的来源、背景；
(6)不妨将同样主题的有关资料编定成册，并加以编号，用于检索；
(7)复印机是个人工作上最重要的辅助工具，能负担很大的工作量，但要慎防滥用。
□电子资料整理技巧
文字处理机、录音机、录像机、电脑等媒介储存的电子资料，与过去的纸资料相比，各有优缺点。
1.电子资料的特征
电子资料的优点包括四项：
(1)小型记录媒体却能收集大量资料；
(2)易于资料的加工与重复利用；
(3)能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容；
(4)使用电话即能快捷传递资料。
不过，电子资料也有逊于纸资料的多项缺点，包括五点：
(1)资料的输入及处理，必须通过专用机器和熟练的操作技巧，否则无法阅读；
(2)无法从外表查知资料内容；
(3)资料的互换性比一般文件低；
(4)保存性不稳定，易有瞬间损失大量资料的危险；
(5)成本比纸资料贵。
因此，若要采用电子资料处理法，首先必须审慎考虑各自的优缺点。
2.电子资料的危险性
大多数的电子资料都保存在卡带、磁碟片等磁性媒体中。电子资料本身具有挥发性，必须再转换成不具挥发性的磁性资料。将资料记录于磁性媒体中，主要是为了能迅速调阅，不过有时因操作错误，往往会发生资料遭破坏或消除的意外事故，即使是硬式磁碟片，也可能因人为疏忽而导致资料记录挥发或消失。
事实上，我们周围充斥着许多磁性商品，如冰箱门、磁性把手、收音机、电视机、音响扩音器、磁性项链等，这些远超乎人们想象的磁性商品，有时也是破坏磁碟片资料的间接杀手，再加上地球本身即是一个巨大磁场，磁性资料长久曝露于这样的空间下，最后难免也可能会变质，这就是为什么卡带经过妥善保存，仍然会发生资料消失的原因。一定要记住：绝不可依赖电子资料的安全性。
以随身型的文字处理机为例，它是采用卡为记忆媒体，一旦电池的电力不足或操作上稍有小小的失误，资料记录将会在瞬间突然消失。
3.电子资料的整理重点
从电子资料的特征中，可以很清楚地了解电子资料的两项整理重点：
(1)资料视觉化。记录电子资料不象一般文件处理，能一眼看出所有的记载文件，因此必须通过视觉上的整理，使必要的资料在必要的时间里迅速出现，如果忽略了这一点，磁性媒体就象是个资料垃圾筒，完全失去了保存的意义。
(2)预防意外事故。为了避免因操作失当、机器故障、停电等突发事件而导致资料损失，事先制定完善的方法是相当重要的。无论是使用随身型文字处理机，还是高效率的资料处理机器，都必须具备这样的认识。
4.用适当的索引整理电子资料
(1)录音带的整理。工作上的录音，主要是为了记录人的谈话内容，而绝大多数的录音带在完成文字记录后，它的功能似乎也跟着宣告终止。这并不意味着录音带缺少保存的作用，只是当内容转换成报告书后，录音带就极少有再利用的机会。相反地，商业用的谈话录音可以文字笔记或其它辅助工具来取代，“声音”并不是它追求的主要目的，因此一旦录音内容文字化之后，录音带就不再有利用价值。为了避免录音带泛滥，没有“保留声音”必要的录音带，是不需要保存的。
(2)录音带的有效运用。如何在工作上灵活运用录音带?主要有六道工序：
首先，准备10至20卷的录音带，一一标上.1……的号码，然后放进专用的“常备卡带箱”。
准备赴外录音时，按排列顺序取出需要的录音带卷数，完成录音，用铅笔注明日期及内容。每一卷录音带最好只录一个主题。
回到工作岗位后，先将录音内容作成笔记，再将录音带放回常备卡带箱。
当下一次工作需要使用录音带时，则从上次未曾使用的录音带继续轮流使用，如此每一卷录音带至少保存20卷以上的使用时限，当你想再重听一遍时，录音带内容在短时间内均可保留下来，即使20卷录音带重复使用，你也能够保持录音带的“有效期限”。
当录音带要重复使用时，别忘了将旧的索引销掉，重新标明新的索引。
有必要长期保存的录音带，可将它的外壳丢弃，保留录音带与有关内容的文件，一齐放入标有索引的档案袋中。最后，再将新的录音带置于常备卡带箱中。
录音带编集是指将分散于数卷录音带的录音内容，汇集于一卷录音带中。这类工作通常多由广播电台执行，一般人除了音乐歌曲之外，多半不愿代替客人从事如此繁琐的服务，因此为了避免麻烦，平时从事录音工作时，尽可能实行一卷录音带一个主题的做法。
(3)录像带的整理。如果工作上需要录制电视节目，那么最好选择三倍速度的录像带。因为一盘两小时的—120录像带可录制6小时的节目，符合一个主题一盘录音带的原则。万一一盘录像带必须录制多个节目，那么就必须在录像带上标明所录时数，然后才能依照录像带上的时间表找寻各个录制节目，以及计算空白带的剩余量。
有一个简单的方法是直接在录像带的边侧标上每段节目的时间和内容名称，只要查上面的索引，即可立即找出你所要的节目内容及其时间的长短。
(4)8厘米录像带的编辑。携带8厘米录像机进行访问、调查后，录制成录像带简报，早已是日益普及化的工作方式。只是编辑录像带必须具备专门技术，同时过程也相当繁琐困难。目前公司推出一种专业用的手提8厘米录像带编辑机，由于具有双卡录制功能，为避免盗录，侵犯著作权法，只好在不做宣传的情况下销售。这种编辑机的操作相当简单，只要先将时间记号打入已完成的母带中，就可依照计时表进行画面剪接。每一个画面的长度相当于1/30秒，左边的卡座放母带，右边的卡座放空白带，依据你所选择的母带画面，按下剪辑按钮后，右边的空白带即会自动将画面、文字、声音全部录下。8厘米录像机采用的金属录像带，再加上录像机本身是将色度信号与亮度信号分开处理，因此转录后的画质是否会受影响，就不得而知了，但是它高达10多万元的价格，应该属于商业用途。不过也有人建议，如果要编辑录像带，可以考虑使用这种8厘米机器，因为它们之间的性质相似，画面品质较为理想。
(5)磁碟片的整理。随着电脑普及化，磁碟片和文件一样，成为工作上不可缺少的重要资料，然而它的资料容量，却足足比纸上资料多上数百倍，只要一张小小的磁盘，就可容纳相当于100～200张4纸的资料量。由于资料容量的增加，却使磁碟片变成资料垃圾筒，尤其碰上磁碟片愈积愈多时，就会发生找不到资料的窘况。磁碟片的功用是在于能重复记录和利用资料内容。例如当你准备将杂志上的连载汇集成单行本时，就时常利用储存于磁碟片中的原稿，重新予以修正、补充。而为了重复利用磁碟片上的资料，必须设计一种便于立即找到所需的资料的方式。
原则上，一张磁碟片最好只记录一项主题，由于磁碟片可容纳多项资料，为避免浪费，则尽量让一张磁碟片记录同一主题的资料，然后将类似主题的磁碟片一齐放入专用的档案袋里。磁碟片资料印制成文字后，如果无法确定资料是否会再使用，则可准备另一张磁碟片予以保存，这种磁碟被称为“垃圾筒磁碟片”。处理资料时，这种“备用空间”的事先规划是相当重要的。等到垃圾筒磁碟片容量饱和时，再予以重新检查、消除，并将值得保存的内容，依其主题分别归纳存入其它的磁碟片中。
3.5英寸磁碟片放入盒中时，它的开口部正好和一般磁碟片的位置相反，以致于索引上的文字变成上下颠倒，查询上相当不便。由于各家磁碟片厂牌的设计不一，因此在选择购买磁碟片时，最好能够统一使用某种品牌。至于何种磁碟片的设计方式最利于归档，你不妨到市面上查询、比较一番。
(6)磁碟片的当机避免法。比起音响或录像机的卡带，磁碟片显然更能够在极短时间内立即保存或消除资料，这表示磁碟片具有相当大的危险性。很多人都曾经有过这样的经验：辛苦输入的资料，往往因一时的操作错误，在瞬间就化为乌有!既然使用电脑这种资料机器，就无法摆脱风险，那么何不让机器随时有一套补救的系统存在呢?
1987年上市的美国苹果牌电脑附加了一种具有自动保存机能的新型软件程式.。这种机器虽然促进套装软件的增加，但并不表示能解决所有可能发生的错误。只要随着电脑或文字处理机的硬式磁碟不断普及，资料被消失的风险就会跟着持续增加。以为例，1984年上市的第一代3.5磁碟片容量仅有400，到了1987年，它的硬式磁碟容量竟高达20，足足比三年前进步了50倍。而随着硬式磁碟种类的增加，20的价格在87年底滑落至几万元左右，就连个人购买100的硬式磁碟都已不再是新鲜事，但这些容量足以媲美250张磁碟片的超级记忆体，一旦稍有差错，其所造成的损失恐怕难以想象。
尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器，或足以使消失的资料再起死回生的软件，但硬式磁碟毕竟也是一种磁性记录媒体，它仍然会遭遇一些软件所无法抵挡的意外事故。例如大地震或搬运过程中的交通事故，都有可能导致硬式磁碟的故障或损毁。一定要注意：信息化公司应该了解，大型系统所承担的风险，小型系统也一样会发生。
于是，备存成了最重要的观念。即使当资料已经发展到电子化时代，备存行为仍被一般人所忽视，事实上，备存即是复制，复制即是将资料提供给多数人共有，例如以多数人为对象的印刷，以少数人为对象的复印。人们习惯于这样的复制文化，却不习惯危机管理的复制——备存文化，因此才会导致资料的动辄流失。所以，所有的资料机器一开始就应该具备大范围的自动备存系统，每个人对自己的工作体系，也应该具备备存的观念及技术。
(7)异型机种间的资料互换术
使用电子资料最令人困扰的莫过于异型机种间的资料互换工作。以软式磁碟为例，它的规格包括8英寸、5英寸、3.5英寸及2英寸数种，它的资料密度也从(单面单密度)到2(双面高密度)等不一，再加上厂牌机种的不同，记录方法各异，彼此之间很难达到完全互换的效果。
不过，以个人的工作范围来说，有三种方法可以弥补资料互换性的不足：
(1)购买新机种时，选择可以和过去机种互换资料的机器。
(2)将异型机种的资料转换成自己机种可以阅读的方式。
(3)选择以标准规格系统来保存资料的机种。关于第一点，必须特别注意的是，即使是同一家厂商，有时刚出厂的新机种也无法阅读旧机种的资料。例如第一代文字处理机所保
存的资料，现在的机种就没有办法阅读。关于第二点有三种方法可行：
第一，利用资料转换服务中心转换资料。目前有一种服务公司专门将无法互换的资料转成你所希望的机种或磁碟片型式。
第二，购买资料互换电脑或互换软件，自行变换。不过这种方法需投资数万至数十万元的费用。
第三，使用电脑或文字处理机里的通信机能予以转换。对文字资料来说，是最简单的方法，但必须在电脑或文字处理机附有通信机能的前提下方可进行。
基本上，电脑或文字处理机的通信机能可以阅读规格统一的文字资料，即使机种互异，彼此也能自由交换资料。通信机能互换资料的方式有两种，一种是利用电子传送法，将机的文件经电话输入电脑网络中，再以电子传送方式转入机里；另一种方式则是将机与机直接连结于通信用的交叉通信电缆，利用两机种的通信软件来处理文件。通信机能所能互换的资料，并不只限于单纯的文字资料，因此它对异型机种的资料互换贡献，已使它成为普遍受欢迎的划时代产品。至于通信机能的装置方法，则可请教制造商或代理商。
至于选择标准规格的系统，只是由于它的共同性，有助于各种机器的资料互换工作。今后若是想购买文字处理机，不要忘了选择可以阅读标准规格系统资料的机种。尽管文字处理机的操作性能较差，但是由于它能互换新旧机种间的资料，所以，不妨考虑购买一台价格最便宜、且具有通信机能的手提式文字处理机，作为你个人的资料互换机。
5.“电子资料整理”注意事项
电子资料整理应注意八点：
(1)电子资料的整理是将看不到的保存资料加以整理，使之能一目了然；
(2)注意资料规格的统一，并事先加以整理、保存，以便能随时调出必要的资料；
(3)录音带的使用尽量维持“一个主题一卷卡带”的理想状况；
(4)当录音带内容的重复使用机会不多时，在短期的保存之后，应重新利用，以避免卡带泛滥成灾；
(5)有必要保存的录音带，贴上与主题相同的索引后，放入档案袋中；
(6)在录像带上加注时间数据，以便清楚了解每段画面的所在位置；
(7)磁碟片的整理最好维持一个主题的磁碟片一个档案袋；
(8)磁碟片或硬式磁碟的资料必须备存起来。
□照片资料整理技巧
再也没有比整理照片更麻烦的事。在照片吃香的年代，每个人都小心翼翼地将照片粘贴于相册上；当傻瓜相机的时代来临时，冲印已经普及，这时胶卷和相册堆积如山，反而成了人们最头痛的问题。幸好照片具备了其他媒介所无法替代的功能，以致于未遭淘汰的命运。
照片主要有五项功能：
(1)捕捉瞬间的美；
(2)弥补模糊不清的记忆；
(3)一张照片足以传达比一百句话更多的信息；
(4)记录鲜明的映像；
(5)能使用于印刷媒体上。在资料工作上，照片相当重要，尤其对报纸、杂志媒体来说，照片的存在不容忽视。
1.以时间顺序整理照片资料
整理文件资料的首要原则，即是要按音序的排列顺序，而在整理照片时，却应该考虑它的时间顺序。照片是记录时间过程里的一瞬间，也是冻结时间的一种记录。当看到一张照片时，脑海里首先浮现的即是“何时拍的?”所以，整理照片资料应该顺着记忆里的时间顺序排列。
2.整理照片资料的技术
照片的整理工作，从底片送到冲印店冲洗时即已展开。以彩色负片为例，尽管“同步冲洗”(即冲出负片，接着便洗出照片)已成为时代新趋势，但是如果顾及整理的工作，最好还是舍弃为妙。因为不管是否拍摄成功，是否值得冲印，把所有底片同步冲洗的做法，就是一种资源的浪费。尤其是工作摄影，值得冲印的照片往往只有其中数张，利用“同步冲洗”是一大浪费。所以，当底片送交冲印店时，只须冲出负片即可，如果非要同步冲洗不可时，也莫忘了附带进行黑白压条(黑白负片一样尺寸照片)的冲印。另外，由于黑白底片本身只有黑白两色，若想从负片上判断照片的优劣，或许是一件吃力的工作，因此可先将负片制作成黑白原尺寸条块(压条)，再用放大镜检查，或许效果比较理想。
3.“照片资料的整理”注意事项
照片资料的整理应注意五个事项?
(1)照片资料是一种时间记录，最好能按照时间顺序来整理；
(2)底片与黑白压条(相版)应成对放入档案袋中；
(3)尽量少用同步冲印，仅选择有必要的画面冲放照片，并和文件资料一齐放入相同主题的档案袋中；
(4)正片只能利用现成的整理系统加以保管；
(5)选择摄像机磁碟片中可用的画面，转录于录像带中保存起来。
□人物资料整理技巧
多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同，有人不论是莫逆之交或一面之缘，皆把对方视为个人资产纳入通讯录中；有人只登录关系密切者的通讯地址；有人却来者不拒，甚至将它列为一种商业信息；但也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了每个人的处理方式，但是不可否认，在商业上，“人”的确是相当重要的信息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系，往往可以看出一个人的工作实力，因为“人”就是最具价值的信息。
名片及通讯录的基本整理方法有两点：
1.名片及通讯录的基本管理法
在八十年代个人电脑刚刚兴起，没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意，能对工作产生多大的助益。事实上，除了理工系的数值计算及经营管理外，电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时，一度电脑曾被视为“协助业余者增长智慧”的机器，然而到了最后，电脑却走上一般商业用途，于是有关“名片吠ㄑ堵嫉墓芾”套装软件，便不断被开发出来。
用电脑处理人物资料，具有三大优点：
(1)能够自由地删除或增加名单；
(2)能够快速地查询；
(3)能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所无法达到的优点。
不过，以电脑管理名片或通讯录，仍有三项不可避免的缺点：
(1)输入作业相当麻烦；
(2)登录的资料会一年一年与日渐增，总有一天会超过容量的极限；
(3)电脑不似通讯手册可随身携带。因此，许多人不愿意以电脑来管理现有的通讯资料，
其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时，又必须重新输入资料，造成人力与时间的浪费。尽管如此，绝大多数人仍一直期待名片、通讯录的电子化，于是在去年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑(或资料处理机)，立即成为市场上的抢手货。
有的管理者所使用的通讯手册已经沿用20余年，虽然外表陈旧不堪，至今却仍然相当有用。因此若要将名片，通讯录电子化管理，就必须设定一个至少可持续10～20年的系统。人生的20年一晃即过，整理信息也应该配合人生的计划。
根据名片、通讯录管理的一些缺陷，现阶段要找出更理想的方法，就必须针对五个项目逐一改进：
(1)输入所需花费时间；
(2)资料的容量；
(3)检索能力；
(4)携带性；
(5)20年后的持续性。然后再综合两项要点：?首先制作一个以“纸资料”为中心的管理系统，作为将来电子化的蓝本；?在蓝本中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。
使工作简单而不麻烦，是整理资料的大原则，如果为了整理而使事情变得更繁杂，反而是一种颠倒是非的做法。
2.建立“纸资料”为中心的管理系统
传说名片最早起源于17～18世纪的欧洲，但使用最多的却是日本人。名片被视为一种
身份地位的象征，鬃经理、鬃科长、鬃助理厖，五花八门的称谓，充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。
(1)名片的规格。
名片可说是最常见的文件资料，尤其它的标准规格，在整理上节省不少功夫。相对地，假若名片的规格不统一，在整理上会变得相当棘手，所以擅改名片规格的人，等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调，在复印整理时就应避免过黑，防止字迹不清楚。
名片的印刷分为横式与竖式两种，如果考虑名片盒的收藏便利，最好还是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片，应该注明业务内容的性质。
(2)名片的再次加工。名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的姓名或公司名称，就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时，一定要注明会面的时间及日期。例如在1989年4月14日下午6：30见面，那么就在名片的一角记上“1989/04/14/1830”。数年以后，当忘记这张名片的主人是谁?在哪里见面?时，就可依照名片上注明的日期，翻阅当年记事本上的记录，很快即能确定对方的身份。
(3)通讯录的法则。每个人都需要一本通讯录，但是以目前市面上所销售的型式来看，要整理通讯录确实不是一件容易的事。尤其是当一本通讯录准备用20年以上时，眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。如果按注意符号来排通讯录上的姓名，所谓“张王满天下”，姓张姓王的人特别多，所以各个姓氏所占页数比例便会不同，因此考虑各姓氏使用频率的不同，必须重新制作一个理想分配通讯录，例如利用6孔活页手册，自行增减各个姓氏的页数。至于以英文字母为排列顺序的通讯手册，由于不太适合中国人的姓氏，还是及早放弃为好。如果遇上外国人或外国公司的称呼，则先译成中文，依照注音顺序排列。经常与外国人往来的人，则可在注音后面加注字母索引。
(4)电子通讯手册。通讯录是一种经常添加或删除的资料，对经常换工作的人来说，不断地删除、增加会渐渐造成通讯录的肮脏污垢。于是，电子手册便应运而生。
电子产品对处理简单、统一的通讯资料向来得心应手，只是它的记忆容量有限，无法完全容纳日积月累的通讯资料，尤其当电子通讯手册准备使用20年以上时，它至少必须具备数的记忆容量，这样就必须依赖电脑或文字处理机里的硬式磁碟加以处理。利用电子机器整理通讯录时，可将需要的资料利用印表机印出，然后装订成册。对于需要修正或删除的新资料，可先于纸上作业，再定期输入电脑中更改；同样地，每隔一段时间后，就必须再打印一次全新的通讯录。
电子手册的输入工作非常麻烦，一次要输进100人资料，这是需要很大功夫的。在记忆容量有限的情况下，应该注意两项要点：
先输入电话及传真号码，不必输入地址；
只要输入平时使用频率高的电话号码。如果把使用频率少的电话一并输入，既容易造成容量过大，同时也浪费了输入时间。所以，要将电话号码输入电子手册前，最好先判断它的使用频率；或是在累积一段时间之后，将使用频率低的电话号码逐一淘汰。输入电话号码时，要尽量使用代号，例如123-4567的“-”，代表电话号码，345＝6799的“＝”代表传真机号码，987*6543的“*”代表住宅电话。
(5)理想的电子手册。基于对电子手册的长期使用经验，有关专家理想中的电子手册有两点要求：(1)是“超级电子手册”的基本构想。充分将纸上媒体与电子媒体结合使用，经过综合类比与计算，中间再以六孔装订手册的方式串连起来；(2)纸上媒体具有自由且迅速保持资料安全性的机能，而这正是电子资料的最大缺陷，因此超级电子手册应避开这一缺点，成为电子与纸张结合的综合媒体。
(6)电脑通讯录。使用电脑或文字处理机整理通讯录的最大好处是提高抄写贺卡收件人姓名的效率。手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。凡是电脑通讯软件，就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。问题是电脑的记忆容量有限，在达到饱和的情况下，每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。想要解决这个难题，不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电脑，把不需要打印的资料保留下来。如果人数仍然过于饱和，使用复数磁碟或卡，都是较好的办法。
利用印表机打印收件人姓名时，可先利用电脑程式将姓名、地址等固定规格设定好，然后将所有人的资料一次打印出来。再将这些打印的原稿资料复印数份保存起来，以便将来还可以使用，不必浪费印表机的电脑印刷。
3.“人物资料的整理”注意事项
整理人物资料时，应注意八个事项：
(1)整理名片按注音或字母顺序为原则；
(2)名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统，将名片复印三份各自归档；
(3)整理“工作别”名片时，应该将某项工作的有关人士名片，一齐复印于一张纸上，放入该工作的档案袋中；
(4)登记通讯录时，如果对方是普通职员，则登录他的个人资料，再附上公司名称；
(5)纸资料通讯录易脱落遗失，应每半年或一年即全部重新复印一次；
(6)电子化的通讯整理因考虑记忆容量有限，最好能先以纸资料结构作为系统蓝图；
(7)利用电脑的印表机功能时，最好只输入需要打印的收件人姓名；
(8)电子手册的资料记忆只要输入电话及传真机号码即可。
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