英文书信的种类，大致分为社交信（Social），家信Letters（FamilyLetters），及商业信（BusinessLetters）三种。此外，还有律师或医生等的事务信（Professional Letters），公事信（OfficialLetters）及在报纸或杂志上发表的信（Public Letters）等，都不属于上述三种。
一封英文书信主要由九个部分组成，其名称如下：1、Heading信头；2、InsideAddress信内地址（这部分只应用于正式商业书信）3、Salutation称呼；4、BodyofLetter信的正文；5、Complimentary Close结束语；6、Signature签名；7、Enclosure附件；8、Postscript再启；9、Superscription信封写法。
上述第1至6项为书信的主要部分，不可缺少。第7、8项则视实际情况而定。没有需要，可以不写。现分别详述如下。
信头信头是指发信人的单位名称、地址、电话号码、电报挂号等，以及发信日期。商业信的信头一般都是印好的。它印在信纸中央的上端。如果不用印好的信纸，则发信人的名称和地址等应打（或写）在信纸的右上角，即在日期的上边。新式的写法，日期也可以写在最后一张信纸的签名下边。
书写地址的目的是使收信人知道回信地点。第一行写门牌号码、路名，第二行写区名、城名、省名。如寄国外的信，则兼写国名。著名城市则不必加列省名。
门牌号码之后，可用逗号，为英国式写法。城名、省名均不能用缩写。通常写在一行中。如发信人是机关，则需将机关名称作为第一行。
日期的写法，有新旧之分，如“27th，1982Feb.”为旧式。如“Feb.25，1982”
为新式；st、nd及th等序数词字尾为旧式，今已很少用。当前最流行的形式为首先列月份，次日期，再次年份。月份除May、June及July三字外，也可用缩写字。
在正式信件中，日期及年份均应用完整数字书写，以免误解。因英国式写法8／5／82是指May8，1982，但是美国式写法则是指Au－gust5，1982.
信头有斜列式（Indented）和并列式form（Block）两种写法。form写斜列式时，每行开头逐行向右缩进一二个字母。并列式则各行一律平起排齐。现举列如下：A斜列式并列式GloucesterHouse，GloucesterHouse615GrandStreet 615GrandStreetLondon，UnitedKingdom，UnitedKingdomLondonMay，l51982.，1982.Mayl5英国伦敦格兰德大街615号格洛斯特大厦1982年5月15日vvBChineseAssociationforChineseAsscoiationforfriendshipwith foreignFriendshipwithForeignCountries，CountriesTaijichang，Taijichang Beijng，China.，China.BeijingJan.20，1982，1982Jan.20中国北京台基厂中国对外友好协会1982年1月20日信内地址写好信头之后，接着就写收信人姓名和地址，按理说，地址在信内本来没再加引述的必要。但按照英、美习惯，凡属公务商洽或商业往来的信件，都必须把姓名和地址重引一次，因为大凡各种业务书信，处理者不止一人，容易发生混乱，所以必须引述。社交书信一般写给亲友、熟人，大多由本人自行处理，不会引起混乱，所以可以省去。信内地址包括收信人的姓名、职位和单位地址，一般写在信头下面空一二行处，写在信纸的左边，留空白一寸左右，顶格写。但也有放在信纸的左下方的。姓名和地址须与信封上所写者同。有时也可稍略。无论斜列式和并列式。信内地址都包括城名、路名和门牌号码。如寄外省、外国还需加省名和国名。信头和信内地址的标点符号的用法是每行末尾加逗号，最后一行末尾加句号。现在流行不用标点。但在每行中需要有标点的地方则用标点，不宜省略。
在收信人名称之前，应冠以尊称（Title），现将各尊称的用法列下：（1）Mr.（Mister），用于无职衔的男子。
（2）Messrs.（Messieurs），只用于以人名为名称的商行，也作Mr.的复数用，相当于Gentlemen.（3）Mrs.（Mistress），用于已婚女子，后记其丈夫之姓氏。
（4）Mmes.（Mesdames），为Mrs.的复数，也用于妇女所组织的行号。
（5）Miss，称未婚女子。
（6）Misses（Miss的复数），用于复数未婚女子。
（7）Ms.对已婚或未婚女子都通用。这是美国妇女运动后所创的称呼。另外，当只知道收信人的名字而不知其性别时也可以用MS.。
（8）（DoctorDr.），称博士。
（9）Prof.（Professor），称大学教授。
（1O）Hon.（Honourable），用于市长、议员、大使、法官等的姓名前。
（11）Pres.（President），用于称呼总经理、会长、大学校长等。
（12）Rev.（Reverend），称牧师。
（13）Father，称神甫。
信内地址的次序：姓名和头衔占一行，下面写地址、单位名称占一行，门牌号码、路名、城名占一行，省名、国名占一行。信内地址也可写在签名下面的左边。在官场信中，不论是正式或非正式信，都可以如此写。
现将信内地址举例如下：A斜列式并列式ShanghaiInstitutionofBiochemistry，ShanghaiInstituteofBiochemistry，20HunanRoad，20HunanRoadSanghai ，China.，ChinaSanghai中国上海湖南路20号上海生物化学研究所BMr.Wang YingshanMr.WangYingshanZhenHuaCo.，ZhenHuaCo.JieFangRoad，JieFangRoadChangsha，Hunan，China.，HunanChangsha，China.中国湖南长沙市解放路振华公司王英山先生就商业书信而言，收信人的姓名和地址一般有下列三种情况：（1）给一个公司的个人Mr.JohnJ.Wiley俄克拉荷马城5区，俄克拉荷AjaxOilCompany马州百老汇大街246号246Broadway阿贾克斯油品公司Oklahoma，City5Okla.约翰。J.威利先生（2）给公司一位不知名的高级职员TheTraffic芝加哥市39Manager区，伊利诺斯州BentonBolt鲁路344号Company 344RueRoad本顿筛子公司Chicago，Ili.39贸易经理（3）给公司本身PeterJ.
RoweHat但皮科市，佛罗里达州Co.33Lafayettestreet拉斐特街33号Tampico，Fla.彼得。J.罗帽子公司有时，人们采用另一种形式。虽然公司里的人都可以打开信，但是信是寄给一个部门主任的。例如：JuniorMiss纽约市StyleCo.16区，纽约州444seventh第七大街Avenue444号NewYork，N.Y.l6少女时装公司Attentionofthe由广告经理亲阅AdvertisingManager如果希望把信寄给某个人，请他注意，那么就应按上述形式打（写），最后附加的一行应改成下面的样子：AttentionofMr.JohnK.
Jones由约翰。K.琼斯先生亲阅“Attentionof”一行通常要缩进去几个字母打（写）。这一行与上面地址之间的距离、它与下面称呼之间的距离，一般都是两行的宽度。
“Attention”一行的下面可以划线，也可以不划线。单词“Attention”
有时缩写成“Att.”。
称呼收信人的称呼，写在信内地址的下面，空一二行，与信内地址第一行排齐。开头第一个词和专有名词的第一个字母要用大写。称呼相当于中文书信开头的“××同志”、“××兄”、“××先生大鉴”。称呼的类别则因写信人与收信人关系的不同而异。在业务函件中，对不甚相识的男子单数常用Sir，Dearsir 或像美国用Mydear，这比SirDearsir还要客气。复数则用Dear，或SirsCentlemen.
Gentlemen前面不加Dear，后面也不用姓名。对于女子，单数用Madam，DearMadam，或MydearMadam复数用Mesdames，或MydearMesdames.社交信中，对不太熟识的人，也像业务函信一样。对比较熟识的人，普通称呼用DearMr.—即可。称呼之后的标点符号是冒号（：）。不过，也有少数人喜欢用逗号（，）。最常用的称呼有下面一些。
DearMadam：（亲爱的女士：）
DearSir：（亲爱的先生：）
DearSirs：（亲爱的先生们：）
MydearMadam：（我亲爱的女士：）Mydearsir：（我亲爱的先生：）
Gentlemen：（先生们：）
DearMr.Bronson：（亲爱的布朗森先生：）MydearMrs.Green：（我亲爱的格林夫人：）请注意，在更为正式的称呼“MydearSir”中，单词“dera”的第一个字母并没用大写。一个女人，不管她结婚没有，一律称为“DearMadam”
（亲爱的女士）。假若你一般地写信给一个商界朋友，你可以称呼他“Dear Bill”（亲爱的比尔）或者“DearSal－ly”（亲爱的萨利）。
当你写信给一个公司时，虽然“Dear”Sirs（亲爱的先生们）也很得体，但是更常用的称呼却是“Gentlemen”（先生们）。只有在写信给政府官员时，才应当使用正式的称呼“Sir”（先生）或“Sirs”（先生们），在这两个词的前面都不用“Dear”（亲爱的）。当你写信给雇主和合股人都是妇女的公司时，就应当使用“Mesdames”（女士们）这个称呼。
打印信件或者通用信件可以直接写给一组人，也可以写给一个人。下面是几个常用的例子：DearReadere：（亲爱的读者们：）DearNewsda；err：（亲爱的报刊经售者：）DearCustOmer：（亲爱的顾客：）因为这样的称呼有点冷淡，所以许多公司宁愿使用私人称呼，把它插写在打印信件上，以便使信件读起来更加亲切。所用的名字是从通讯名单上取来的。例如：“dearMrs.Smith”（亲爱的史密斯夫人），等等。
私人交际信中，除了Mr.，Mrs.，Miss，Ms.等称呼外，熟人和亲友之间通常以教名（或呢称）相称。下面是私人书信中常用的称呼，按亲密程度递增的顺序排列：1.DearBertha.MydearBertha23.DearestBertha.MydearestBertha45.Mydearest.DarlingBertha67.MyDarling.Myveryowndarling8名誉头衔如M.D.（医学博士），Ph.D（哲学博士），M.A.（文硕士），B.S.
（理学士），L.D.（法学博士）放在名字后面。M.D.（即Medicine）不必再与DoctOrDr.用在一起。例如用Dr.william或NeWWillam，M.D.New就可以了。
其他头衔如Cashier（出纳员），Secretary（秘书）和Agent（代理）等多是形容性质，所以要写在姓名后面。
例如：Mr.Charles，Cashier.假使一封信正文里用到Honourable和Reverend 等头衔的时候，这字的前面必须加冠词“The”，如：“TheReverendJones.”
John对于一个外国大使Ambassador的普通称呼是“HisExcelency”，对于公使MinisterorChargeed‘Affaires用“Sir”，在普通社交信中，我们可以称之为“MydearMr.Ambassador”，“MydearMr.Minister”，或Mydear Mr.Chareged’Affaires.信的正文正文，就是一封信的内容，信写得好与不好，完全取决于正文。今将主要各点分述如下：（1）英文书信正文位于收信人的称呼下方，隔二行，（请读者注意：为节省版面，本书所列英文信的正文与收信人的称呼之间均未空行）主要有斜列式（indented）和并列式form（Blockform ），还有混合式（ModifiedBlockform），以及倒缩式（hangingform或reversed indentation）等。斜列式的特点是，写信人地址，收信人地址的每一行及信的正文每一段的头一行都缩进4～6个字母；并列式是每一行都与左首的边线排齐；混合式是两种特点兼有，写信人地址和收信人地址用并列式，而正文则用斜列式；倒缩式是正文中每一段的头一行与左首边线平齐，其余各行则缩进4－6个字母。这几种格式的式样如下：（A）lndentedForm（B）BlockForm斜列式（不常用）并列式（常用）
（C）ModifiedBlock（D）HangingFormForm混合式（常用）倒缩式（不常用）
正式书信无论采用哪一种格式，段落之间应空一行（Dou－blespacing）表示分段（请读者注意：为节省版面，本书中所列的英文信均未按此惯例排版，即段与段之间未空一行）。假使不用打字机，用手写，也需要分开一点。
（2）如果信中涉及的事情不多，可用一段写完，如果陈述的事较多，则应分成几段，逐一叙述。为使眉目清晰起见，有时可加（1）、（2）、（3）等编号。
在正式信中不可用俗语和缩略字。日期和时间也不可缩写。无论是用手写或用打字机打，都要保持各行各段整齐划一，上下左右，最好适当地留出空白，不能参差不齐，有碍美观。
写一封重要的书信，要先起草稿，设计好格式，选择优质纸张。对拼法有疑问的字，要勤查词典，仔细誊抄，字迹工整，力求不出差错。万一需要添注或涂改，最好重打一次。
一张纸决不可以两面写。假使一张信纸不够，可用没有印信头（通讯处）的同样大小、同样质量的纸写，并在信上边加添页码。假使一封信只多二三行，那末最好不另加一张纸，而是设法排列紧凑些，否则平分成两页也行。
整齐美观的信，首先给人以良好的印象。
（3）怎样才算把一到英文书信写好了？这要做到：内容表达清楚，语言简单明了，态度诚恳礼貌。
这里有三个句子，讲同一件事情，我们可以分析比较一下。
IshallbeobligedifyouwillmakeitconvenienttocallatthisOffice onWednesday4th，at11a.m……倘使你方便的话，4日（星期四）上午11点，请光临我办公室，致谢。
There‘ssomethingI’dliketoseeyouabout.Pleasecometomy officeonWednesday4th，at11o‘clock.我有事想和你见面，4日（星期四）11点请来我办公室一下。
IshallbegladifyoucouldcallatthisofficeonWednesday4th，at11a.m，whenwemaytalkoverournewproductionplan.如你能于4日（星期四）上午11点来我办公室，我将感到很高兴，届时我们将讨论新的生产计划。
前两句都没有把来干什么事情说清楚。第一句语言不够自然，第二句虽然较口语化、但又不够客气。因此，相比之下，第三句比较接近于“清楚”、“简明”、“礼貌”的要求。
写英文书信除了谦虚客气外，还需要做到行文清晰和简明。其中包括缩短不必要的字句。力求避免表面华丽而实则虚浮的词句。比方说：“我奉命将此事通知你”，应该说：“Iaminstrnctedtoinformyouaboutthis.”
不要说：“Iamreceivinganin－strutiontoimportthinorm晰tion outthistoyou.”又比方说：“愈早愈好”，应该用：“Assoonaspossible ”，不要用“Atearliest－ticableperiod.prac”在语法方面，要遵守一般的语法习惯；在说理方面，要合乎逻辑，层次分明，合情合理。总之要使收信人看了信，感到明白易懂，不觉得厌烦。
（4）近代英美文学语言有趋于简化的倾向。书信的用词也随之有所进步。
正式书信，语言以庄重为好，决不可用俗语和俚语。
在写英文书信中，虽然比较讲究效率，客套话用得少，但人与人之间的往来，提倡文明礼貌是必要的。讲客气之风，由来已久，自然形成了不少客套语，例如：IhavethehonourOfinformingyouthat……敬启者，Wetakethisopportunity toinformyouthat……借此机会奉告，这些话已用得很少。现在多采用生动、灵活，而又和信中正文能呼应的客套语。这样，显得新颖和亲切多了。例如：With greatdelightIlearn…高兴地听说……thatAsIhavenotheardyoufor long，Ifeelanxious.久未通讯问候，十分悬念。
Howareyougettingalongduringthishotweather？
时值盛暑，未知起居如何？
Icanatlastsitdowntowritetoyou，andbegyouwillexcusemy apparent.我现在才能坐下写信给你，请你原谅我的怠慢。neglectManythanks foryourlastkindlettert.接最近来信，感激之至。
总之，一封好的英文书信应该是：内容清楚，语言简炼，谦虚礼貌。要做到这点，首先要提高英语水平，并且要勤练习，多实践，先模仿，后创造，则功到自然成了。
结束语结束语在正文下面二三行的位置。大都从信纸中间写起。第一个词的开头字母要用大写，末尾用逗号。结束语为写信人对收信人的谦称。措辞的变化按照不同的关系而定。“yours”truly（您的忠实的）是最常用的，但是还有下列结尾用语可供选用。
Yoursvery，（您非常忠实的，）trulyVerytruly，（您非常忠实的，）yoursYoursrespectfully，（您恭敬的，）Yoursvery，respectfully（您非常恭敬的，）Veryrespectfully，（您非常恭敬的，）yoursSinccrelyyours，（您忠诚的，）
Yourssincerely，（您忠诚的，）Sincerely，（忠诚的，）
Faithfully，（您忠实的，）yoursVeryfaithfully，（您非常忠实的，）yoursYoursfaithfully，（您忠实的，）Cordially，yours（您真诚的，）Verycordiallyyours，（您非常真诚的，）Yourecordially，（您真诚的，）写信人应根据自己的意图，正确地使用结尾用语，上述各条所表达的礼貌和友谊的程度各有不同，一定要用得恰如其分。对被谴责的人，当然不能用“yours cordially”，同样对老相识、老熟人也不必用“yoursrespecifully”。
现分别举例介绍：（1）与收信人关系比较亲密的，可用：Faithfullyyours，Cordially
yours，
（2）非正式的交际信，可用：Yourssincerely，Yourscordially，Yours gratefully，（受过恩惠者可用）Yoursaffectionately，（3）给机关、团体的正式业务函，可用：Yours sincerely，Yoursrespectfully，“yours”一词可以放在前面或后面，但不能缩写或是省去。这种结束语翻译成中文往往是“您的忠实的”，“你的诚挚的”
等。在中文中不习惯这种谦称。所以译成“××上”、“××启”，“××谨呈”
等也可。假使格外客气，还可以在结束语前加“Iam”或“Iremain”两字。
写给上级或政府机关的呈文，多用Ihavehonourtoremain，Sir，Yours obedientServant，此呈尊敬的先生阁下，卑职××上。
在结束语前常常用一些客套语表示礼貌。在私人书信中常用的有：withbest，wishes谨祝安好！
Allthe，best祝一切安好！
Withkind，regards谨致问候！
withkindest，谨致最良好的问候！regardswithal1goodwishes，谨祝万事如意！
Allgoodwishes，万事如意！
Bestregards，谨致最好的问候！
结尾客套语也有新旧之别。旧的格式大多用分词子句。
例如：Awaitingtohearfromyouatyourearliestconvenience敬候佳音，即希见复。
AskingyourconsiderationofthematterandthankingyoufortheConfidence whichyouhaveshownus.此事务请裁夺，承蒙信任，特此致谢。
这类客套语已不常用。下面几种新式的客套语可针对实际情况遴选使用：Any otherparticularsrequiredIshallbepleasedtogiveyou.其他各项详情，如有所需，我当欣然奉告。
Wehopethatthefinishedwordwillproveineverywaysatisfac－torytoyou.我们希望此项工作定能在各方面使您满意。
Weshallhavethepleasureofwelcomingyourvisitingsoon.倘于近日能欢迎您来访，我们将感到快乐。
Won‘tyouletushearfromyoupromptly？
可否即予赐复？
Yourearlyreplywillbeappreciated.希早复为感。
无论是开头客套语还是结尾客套语，只有与正文内容密切配合，才能顺理成章。这一点在写信时务必特别留意。