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——匿名
作为一个职业女性，你可能经常会穷于应付你所面对的各种任务和责任——在可供完成这些任务的时间中有太多的一等优先的活动。而现在的时刻就是你真正拥有的一切——一个又一个的时刻。我们文化中的所有人都有一致的意见在衡量这些时刻——分钟、小时、天、星期、月和年——通过同样的测量系统。时间管理是管理多重优先性并取得最好目标的关键工具。这对那些想拥有一个富裕的家庭生活、相拥有时间来进行个人发展、想拥有一个充实的职业生涯的人来说，尤其重要。在这章中，你将掌握时间管理战略。首先，检查一下你对时间管理的核心信念。然后，看看公司主管简·肖利用她的时间的例子。
什么时候你认为你在有效管理你的时间?
1.你在什么时候很忙?
2.你什么时候处理发生的事情?
3.你什么时候处理别人要求你做的事?
4.你什么时候做那些在当时是最诱人最有趣的事?
5.你什么时候用更少的时间做更好的事情?
6.你什么时候关注那些最可能使你朝最好目标前进的事情?
7.你什么时候努力地干一件具有立度优先性的事情，即使你当时并没有心情做这件事?
典型案例
简·肖，阿尔扎公司
当简·肖是加利佛利亚州Palo Alto市阿尔扎(Alza)公司的首席执行官时，她通过关注优先性和平衡性来管理她的时间。她认识到当她花太多的时间在工作上时，她的工作效率和创新性就会下降。因此她通过户外活动来恢复活力，和她的丈夫，儿子一起参加诸如团艺、滑雪一类的活动。简相信她所具有的唯一一样东西就是时间，因此问题是，我将如何利用这些时间?“你必须设置优先顺序，这意味着你并不能总是安排时间来做一切事情，”简说。
了解你自己，有强烈的自我认知，专注于明确的目标，尊重你的直觉——这些就是简·肖成功的秘诀。这也是她得以使自己成为一个有着900个员工和14亿美元收入的医疗调查公司的首席执行官的法宝。“如果头脑中没有明确的方针路线，就很容易被每一个人的意见所左右，”简说。你必须听取并考虑各种意见，并在必要的时候做出适当的改变。但是如果你能够始终清楚你内心之本性并知道你在做正确的事情，那么你就能始终专注于这些事情。这一点很有用。
在高中毕业以后，简在一所大学的入学考试中失败了——她最终在这所大学取得了哲学学位。她到一家医院的图书馆工作并参加夜校课程，准备再次参加入学考试。当阿尔扎(Alza)，一个年轻的公司在1970年提供给她一个工作时，她正在一个生物医疗研究机构工作。是阿尔扎对一种新的医疗方式的视野使她坚定地加入了这家公司。那时制药学的所有重点是——现在仍然是——研发新药。阿尔扎公司的人说你不可能从一种药中得到完全的治疗效果，除非你关注使药物进入体内的方式。该视野就是找到一种解决这个问题的方式。就像结果显示的那样，简在使这种梦想变成现实的过程中起到了很好的作用——发明了一种促进药物疗效的表皮修补设备。她的领导才能使她从1987到1994年一直在阿尔扎公司的CEO，1994年她辞职进行周期性的休息，以便为她职业的下一阶段做准备。
我们经常谈到管理时间，但是既然我们所有人在一天中都有同样数量的时间，我们所管理的实际上是在这些小时中我们所做的事情，难道不是吗?为了创造你想要的生活，让那些你为自己设定的目标成为现实，你必须用那些最可能使你朝着目标前进的事情来填充你的时间。
时间管理事实上是行为管理
知道什么行为最重要的并不意味着你总是首先做这些事情。例如，你知道你现在最优先的活动是从一个项目报告中获取信息，但你却把它放下了。不知何故你并没有去控掘这些信息，许多其它的事情吸引了你的注意力。因此你花了20分钟的时间给多尔斯(Doris)打电话，讨论Acme公司的事情。然后，你花了30分钟整理你计算机中的文件——它们已经乱得失去控制了。你所需要的是把注意力齿轮连上，启动它去控掘你所需要的信息。
时间管理也是态度管理
我们知道做生意的方式每分钟都在改变，那些影响时间管理实践的变化是什么呢?
每份文件处理一次已经变成协调和组织你的交际系统，这包括比重日益增加的声音邮件、电子邮件和传真，以及比重日益减少的纸质信息。速度加快了，以致于那些信息——甚至会让信息——都可以即时接收到，而不再是花几天或几星期的时间。秘书、接待员、书记员正在迅速的消失，因为大部分生意人自己处理交易、交流和文件——使用个人电脑和其它的电子设备。这些人被行政助理、副经理、以及其它的职业人士所代替，这些人有他们自己的个人电脑并且处理支持他们的管理者的工作的许多行政的、管理的、技术的、或职业的任务。一些在会议室里举行的长而枯燥的会议正在被计算机网络会议所取代，在这里，在同一栋大厦——甚至不同城市的一群人可以一起工作以达成决议、文件、讲义、报告和其他一些材料。
为了管理的重优先性，你必须知道什么是最重要的，这意味着你必须专注于你的最优先目标，活动和时间目标。你必须知道你自己并裁剪你的时间管理方式使之适应你的个人模式。你必须了解你的雇员并在管理的重优先性中同他们合作。你必须管理整个项目，经常审查这些项目进度以避免迟延。最后，你必须推进可以促进产出率的技术进步。
（1）知道什么是最重要的
你知道创造你所想要的生活的优先目标以及实现这些目标的优先活动。现在你需要的是一些使你的精力投入到这些活动和目标上来的技巧——例如用目标日期设定目标，用日历和要做的事情的列举单来计划你的一天，充分利用你的生物钟，通过处理多重任务激活能的时间。
通过预定日期设定目标
记住在你的目标陈述中加入达标期限。如果你没有为完成一项任务或计划设定完成期限，你会推迟开始并且在开始后再次拖延吗?大部分人都会这样。设定完成目标的期限可以帮助你按期完成目标。
你会不断的工作以使任务和计划完美，而不是力来世界一流的效率和卓越吗?少数人是完美主义者，而完美主义的成本是非常之高的。它经常需要花费很长的一段时间。成功的生意人采纳合理近似原则。问问你自己，如果在我的生活依赖于在我所支配的一半的时间里完成这项任务，那么我应该删减哪些部分呢?事实上有任何理由不做这些事情吗?
对一个长期计划而言，你设定了整个计划完成的预定期限以及许多怎样的短期目标的完成期限了吗?这样做有助于你稳步工作而不会使自己在快接近目标时被困挠。
考虑设定一个特别的重点目标，该目标持续一个星期到几个月。该目标可以是使等人每天大笑，每天想出一个有创造性的主意，每天起床后进行鼓舞人心的阅读或听鼓舞人心的辞带，听外语学习辞带，找到一种方式使一种活动在一个月内流线型化。然后，每天为了这个特别强调的目标而做一些事情以压缩至少一件一等优先的活动。这种技巧是很大的士气推动器。
规划你的每一天
首先，专注于一等优先的活动。然后，找到使你的每一天产出最等的最佳方式。
专注于一等优先的活动和机会。首先，明确这一天可能的活动中哪些是最可能使你朝着目标前进一步的。如果你没有为你的一天做计划，你会没完没了地去做出现的任何事情。这意味着其他人的活动会决定你的优先顺序，而决定你的行动的目标。其次，时刻关注诸如发现新的缝隙市场，创造新产品或新服务，以更好的方式做一件事，制造新的连等和联盟等等之类的机会。
不要犯这种致命性的错误花主要精力处理问题而非抓住机会。如果你这样做，你很可能只是去解决别人的问题，而不是发现一些新的事情去做以及做这些事情的新的方法。记住，一种最有成效利用你的时间的方法便是提前计划。你事先对计划的准备越有效，你成功完成计划所需的时间就越少。不要用繁忙的工作挤去了你做计划以及进行创新的时间。
使用电脑计划设备。首先，一份活动清单加一份计划历表是规划你的每一天的很好的结合。如果你不是每天使用电脑，你可以使用计划日历，比如说每日时间表之类的东西，来帮助你持续关注优先性，组织和协调你的长期计划，持续关注重任的工作，并定立目标。
如果你使用电脑，这比如说ACT!和Schedule+之类的程序，来编写你的所有计划需要，比如说日历，任务书，日程清单，通讯簿等，你可以将这些计划或联系清单的任何一个打印出来随身携带或给其他人。你还可以利用这类程序跟踪未来你想从事的活动——比如说开始新项目或联系客户。你可以通过名称、城市或任何其他你想使用的关键词来浏览姓名。你可以记录你的电话、会议、或任何其他你想随同一个人的重要信息一起记录的东西。为了规划活动，你可以使用一个活动提醒箱，一个每月提醒日历，一个每日计划提醒箱。你可以为这些活动分配优先等级，设上提醒音以提醒你开始该活动的时间到了，并把未完成的活动向前推进到另一天。鼠标一点，你就可以看到你每日、每星期，每月的任务日历。再一点，你可以看到任何一天中一项单个任务单上的活动，或者你可以选择查看电话清单或会议或要做的事。你可以利用它浏览你要打电话的人的号码并用调制解调器拔出该号码并对你的所有电话做下记录。这仅仅是电脑计划表能为你所协调的部分任务。
不断的问，我怎样才能工作的更快?任何时候你感觉到你在浪费时间或者是不能尽可能地提高效率时，问你自己，为了工作的更快，我能做些什么?每个月左右记录一次你如何度过一天的详细情况。当你准备开始一项活动的时候问问自己，我累我没有做这些事情，我现在可以开始做这件事吗?如果答案是否定的，为何不把这些事情拾起来呢?如果答案是肯定的，计算一下这件事值的少时间并把你的投入仅限在这些时间内。这些不断的评估使你对好的时间管理有清醒的认识。它们帮助你关注那些提高效率的目标以及取得结果的活动，而并非让你仅仅努力工作或持续繁忙。
掌握需做事情清单
你知道如何设定目标并安排优先顺序。你知道为了达到这些目标并实现其优先性应该做哪些事情。那下一步就简单了：在你电脑计划的需做事情文件中或在有格信纸中，按重要顺序列出你的活动。这就是你的需做事情清单。在你的日程计划中，每一个工作日从你的清单中选出你在那天应进行的活动。当你完成一件事后，就将它从你的清单上划去。当你完成并设定了新的目标之后，保持加入相关的新的活动。
记住有时候对实现目标最重要的事并不紧急——比如，写一篇文章，提出一个建议，为一个新主意制定详细情况。如果你发现自己将一件事情从一个需做事情清单转移到另一个清单上，几次之后，问你自己：该项目真的很重要吗?没必要列出你经常做的常规项目。只列出那些在今天有等度优先性并且如果不给予等度关注就不会去做的事情。
对每一件事而言，问你自己，哪些我能委派下去?然后，对每一件事情，从最低等级的开始，问自己，如果我不做这件事会怎么样?如果答案是什么都不会发生或没什么大不了的。那么可将该事延后。
规划并做最重要的事情。把第一重要的事放在早上的第一位，或者放在你最清醒、最有精力、反应最快的时间。如果你给自己留出两个小时的主要时间——没电话，没会议，也无其他打挠——你可以在一半的时间内。花一半的功夫，完成两倍的工作。
养成整修计划的习惯
在计划时间时，记住下列三个主要点：
1.现实性。
你所拥有的不受别人打扰的整块时间是多少?你是否需要等待别人的帮助?他们什么时间有空?
2.精力。
在任何可能下，都是充分利用精力旺盛的时间。在清醒但不是最旺盛的时间里做那些日常工作。精力比较差的时间里做阅读或校正性的工作。
3.工作步骤。
一些人需要有压力才能发挥高度的工作效率。但是，一定要提前计划，得到更多的信息、支持，才能保障你不被压力弄垮。知道何时结束工作与知道何时开始工作一样重要。因为过度地工作只会导致低效率甚至出错。
记住，一定要给自己留出休息与放松的时间。
充分利用零散时间
零散时间是我们等人、睡觉等花费的时间。如何利用这些时间来有效地工作呢?当然，你没必要成为一个工作狂。但是，充分利用这些零散时间往往会给你带来出其不意的效果。运用以下方法会让你更聪明地工作。
1.多重任务。即使你是个高度集中的人，也不妨碍你把工作分开几部分来说。比如：明天你有个会议，需要准备一些信息。在开始今天重要报告之前，可以打个电话收集明天的信息。
2.制订工作小册子：小册子里包含的是可以迅速完成的工作。在离开办公室之前，把小册子放到公文包中。在有闲散时间时，做这些工作。
制作需要做的事情的清单与日历
如果把要做的事情列出清单或日历，然后做下去就很容易。对于个别的项目，列出下列：
△你能做的所有事。
△把此事做成功的决定因素。
△你如何做这件事。
△如何阻止问题再发生。
（2）合理安排每一天，开创自己的风格。
知道自己的工作风格以及取得成就的方式对于管理自己的行为来说很重要。
找出浪费时间与精力的事情
第一步是详细列出近两周来的主要活动。然后确定什么行为推动你实现目标，什么行为阻止你实现目标。
确定你是个需要精力高度集中的人还是一个可分散精力一心多用的人
确定这个风格对于行为很关键，有些人属于前者，他们在一段时间内关注一件事情会做得很好。有些人是后者，可以同时做好几件事。
1.你是个可以一心多用的人吗?
如果你可以一心多用，你肯定对于一段时间只做一件事感到厌倦。同时做几件事情时，你却感到很舒服。即使同时做几件事，你也能在一段时间内集中精力做好一项工作。接受下列建议：
①把每个项目分成几个阶段，然后把每个阶段分成几个步骤。
②找出需要做的几项工作并为每项工作制定计划。
③一旦一个项目顺利开展，看手下一项目。
2.你是个需要精力集中，一心一用的人吗?
如果你只能一心一用，你会对更紧张的工作感到得心应手。但是，如果工作需要你同时开展几个项目，你就可能会陷入矛盾中。试试下列建议：
①你能选择出最能出成效并且最适合你的工作吗?如果能，制定计划完成它。然后再做其它的事。
②如果其它项目必须开始，你能选择出最必要的工作吗?
3.你能两者兼顾——一心一用与一心多用。
根据情况，两种情况你都可以做到。这种灵活性是最大财富。一定要确定如何使用这两种能力以提高工作效率。
定位你的精力与工作步骤的方式
你是白天还是夜晚有精力呢?你在有时间压力下还是没有时间压力下做得好呢?你是不是一天中有的时间做工作很快，有的时间却很慢呢?
不论是白天有精力还是夜里有精力，都同个人情况而定。一般说来，随着年龄的增长，这种状态会有所不同。年轻的时候往往夜里比较有精力，年老的时候往往白天有精力。如果工作需要你在白天达到精力的高峰期，怎么办呢?不用担心，试着早起，几个星期或几个月后，你就会发现：自己在白天的精力旺盛。
建立适合自己的工作环境
工作环境对你的工作态度和习惯有强烈的心理影响。想想什么样的环境会使你感觉更舒适呢?通过制订有效的时间表和限制每周工作时间，以及拒绝不必要的应酬，你就会感觉工作比较轻松和舒服。
避免成为工作的奴隶
女性比男性更倾向于答应所有的要求，而有些时候却是应该拒绝的。请接受下面的建议。
1.关注事业目标。
把大部分精力花在与事业目标有关的工作上容易获益。然而不要在工作中花费大多的时间与精力。保证一周工作时间不超过45小时。如果你必须超时工作，早起，尽量别熬夜、尽量在办公室里把工作做完而不要带回家中。这样，也会提高办公时间的工作效率。
2.知道何时接受认何时拒绝。你是否做得工作很多?接受别人的工作有一些益处：能训一个员工的组织与计划能力，和学习新事物的机会。但是，如果你不知道何时该拒绝别人的请求、邀请等要求时，你就不能有效管理自己的时间。可能导致工作效率低下。
（3）与他人合作
与上司合作
上司对你的工作比任何人都具有影响力。有时，会出现下列问题。
1.你的上司要你做的事情会减低所列的优先性清单效果。
①有技巧地与上司讨论冲突。
②告诉上司达成事业与团队目标对公司与上司最有用。
③让上司知道在你的计划清单上有其它事情要做，这对于你的工作很重要。
2.你的上司很难知道你何时需要信息，决策。
①提前计划的避免拖延。
②如果不能奏效，与上司讨论这个问题。
与团队合作
鼓励团队考虑时间安排，并让他们接受不乐意做的工作。与他们合作最好地利用时间以及发挥他们的能力，都需要合作技巧。避免下列问题：
问题1.你的指导错误，而导致他们工作无成效。
建议：学会如何正确指导并经常练习。
问题2.因为你的迟到导致团队等待。
建议：仔细规划每个会议与约会。如果你估计可能迟到，通知他们，使他们能够充分地利用时间。
与助手合作
如果你足够幸运有一名助手的话，那么团队最重要的成员就是他。因为他将管理你的时间。处理与他的关系，第1步就是有效发挥他的能力。第2步是把你的助手看作团队中的一分子。让他知道你的工作目标并一起安排工作程序。
与同事和客户合作
其他的团队领导还有顾客都能减少你工作中的障碍，同时他们也能使你的工作受到耽搁。这就依赖你却阻止这些消极方面。有下列建议：
1.关注普通的目标。当你与同事讨论一个行为时，看看他能否取得其它特定的目标。如果能完成同事的目标，你的同事就会更有动力合作。
2.当你想结束一个非正式的谈话时，仅仅把椅子向后推，站起身，慢慢走到门前就可以了。
3.如果你没有时间在办公室中谈话，但你至少想感谢某人，那么走出办公室在大厅中与他交谈几句。
与所有人合作以使障碍最小化
在一天结束后，你是否觉得今天由于太多的障碍而没有效率呢?研究表明，当你想集中精力做一项工作时，却经常被打断，是非常令人懊恼的。当面对一项任务时，有安静的时间极为重要。你可以采用下列方法：
(1)告诉别人在空闲时间再来看望你。
(2)审查电话留言。
(3)到别的地点工作。
（4）利用科技提高效率
审慎地使用互联网能够提高管理时间的效率。审慎地使用，是因为网络有好多资源，会让一个人很容易地陶醉其中，在其他一些事情上浪费时间。因此要运用下列技巧：
克服关于女性与互联网的错误认识
互联网都是以文字为联系方法，是女性的优势。它为女性在商业上发展提供了难以置信的机会。但是却存在下列误解：
误解1.太难了。
事实：只要你能打字，你就能上网。
误解2.太贵了。
事实：是贵。但有一些方法使它变得便宜。
理解互联网的基本知识
仅仅将电脑与电话线相连，你就能进入最大的网络世界——世界互联网。通过互联网，你能做下列事情：
①以最小的成本给互联网的其它用户发电子邮件。
②登录公司系统中的其它计算机，当地大学或其它网站。
③寻找有用软件并将其下载到电脑中。
事实上，你的电脑能与世界上上百亿的电脑对话。通过这些资源，你能掌握最新变化。学会下列基本知识。
1.自由地网络连接。你能连接到任一终端用户的电脑上，即使这种操作可能需要用户名与密码。通过这种方式，可以查到你想要的各种信息。
2.电子商务。通过这种购物方式，不用出门就可以买到自己所需要的货物。这是一种全新的购物方式，既方便又有效。
3.文件传输协议。(FTP)如果你的电脑上有FTP，你就可以登录远程计算机，下载文件或上传文件。终端用户常常是政府部门或大学，通常需要你有用户名和密码。
4.万维网。它是世界网络增长速度最快的部分。通过万维网，你能分享声音、图形和电影等数据信息。
使用电子邮件
电子邮件是传统网络应用中的最普遍方式，有下面几种应用方式：
1.管理电子邮件。你能使用软件管理电子邮件。软件程序能提供下列服务：
①在发邮件之前，写邮件的能力。
②自动收发邮件。
③同样的信息传送一组人的能力。
通过重要性与时间管理电子邮件，会提高工作效率。
2.收发电子邮件。编辑邮件，通过发送键将邮件发给别人，同时，也可以接收别人的邮件。这种方法简便快捷，适合现代化对效率的要求。在编辑邮件时，有下列技巧：
①把重要信息放在前位。
②尽可能简单书写。
③如果你的信件非常重要、机密或者很容易被误解，请用面对面的方式或者电话。
3.加入聊天室。你可以有选择进入某个聊天室。你能得到相关信息但经常会浪费太多的个人时间。
在互联网上找到所需的信息
互联网为每个人提供了惊人的信息量。关键看你是否会使用它。学会使用浏览器和搜索引擎，能够让你的最快速度找到最需要的信息。而且，通过下载，你还可以将所有信息都存入硬盘以备日后查阅。
使用电信和软件
能帮助你有效管理时间的另一个工具是：电信工具：比如BP机、手机和传真机、计算机软件同样也能帮你节约时间。
1.电话：电话既能让你成为一个节约时间的人，也能使你成为浪费时间的人，就看你怎么使用它。分析打电话的目的。当你需要联系某人时，花几分钟想想打电话、面对面交谈或者书信交流各自的优缺点。然后再选择联系方式。这里有些小技巧：
①对于经常拨打的电话，设置快捷方式。
②练习的最快的速度结束电话。
③回顾一周的电话，分析哪些可以不打，哪些应该缩短时间，哪些该改变方式。
2.计算机软件能节约你的时间。
这些软件能够有效地管理你的时间。它们能够写几乎所有的文件——信、书、备忘录；规划你的行为；计算数据和记录财政支出；从硬盘中提取文件与信息存入软盘；通过调制解调器传送文件，阻止文件受病毒侵害等功能。
总之，关注最优先的目标，合理安排日程，与他人合作。应用最新技术这些战略能够帮助你实现生活的目标，提高生活质量。